Licitații - A doua greșeală nu este nici ea în ofertă. Este în tăcerea din primele zile după publicare.

Ai citit fișa de date. Ai găsit cerința care te descalifică. Ce faci în zilele următoare contează mai mult decât tot ce vei scrie în ofertă.

Într-un articol anterior spuneam că ofertanții experimentați nu încep cu caietul de sarcini, ci cu fișa de date, în primele minute după publicarea procedurii. Să presupunem că ai făcut exact asta. Ai citit, ai înțeles regulile și ai găsit ceva care nu îți convine.

O cerință de experiență similară construită pe un tip de contract pe care firma ta nu îl are. Un nivel al cifrei de afaceri disproporționat față de obiectul achiziției. O certificare pe care o dețin, în piață, două sau trei companii. Un factor de evaluare care punctează ceva ce seamănă suspect de mult cu profilul unui anumit ofertant.

În momentul acela, în majoritatea firmelor, se întâmplă unul dintre următoarele trei lucruri.

Se spune „hai să vedem cum merge”. Se spune „poate acoperim cerința printr-o asociere”. Sau se spune, cu o convingere aproape universală: „dacă pierdem, contestăm după”.

Ultima variantă este cea mai periculoasă dintre toate, pentru că pare rezonabilă.

Legea privind remediile și căile de atac în materie de achiziții publice prevede un termen în care documentația de atribuire poate fi contestată. Termenul este de zece zile sau de cinci zile, în funcție de raportul dintre valoarea estimată a procedurii și pragurile de la care publicarea în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene devine obligatorie, și curge începând cu ziua următoare luării la cunoștință despre actul considerat nelegal.

Iar aici este partea pe care mulți ofertanți o descoperă prea târziu. Atunci când contestația privește conținutul documentației de atribuire publicate în SEAP, legea stabilește că data luării la cunoștință este data publicării documentației.

Nu data la care ai deschis-o. Nu data la care ai decis că participi. Nu data la care directorul tehnic a citit-o și a spus că cerința este imposibilă.

Termenul a început să curgă în ziua în care documentația a apărut în SEAP, indiferent dacă în firma ta cineva se uitase peste ea sau nu. O procedură publicată vineri seara consumă, până luni dimineață, o parte importantă dintr-un termen care are, în unele cazuri, doar cinci zile.

Mai există un pas pe care legea îl impune înainte de a te adresa Consiliului: notificarea prealabilă a autorității contractante cu privire la solicitarea de remediere. Nu este o formalitate opțională. Lipsa ei atrage respingerea contestației ca inadmisibilă, iar acest aspect poate fi invocat inclusiv din oficiu. Notificarea are propriul termen, construit după aceeași logică a celor zece sau cinci zile.

Trebuie făcută, aici, o distincție pe care practica o amestecă des.

Solicitarea de clarificări și contestarea documentației nu sunt același lucru și nu produc aceleași efecte. Prima este un dialog în interiorul procedurii și poate lămuri o formulare ambiguă sau o contradicție între documente. A doua este o cale de atac, cu termen și cu sancțiune. A trimite o solicitare de clarificări este util și, de multe ori, suficient. Dar nu are, prin ea însăși, efectul de a-ți păstra dreptul de a contesta o cerință pe care ai citit-o la data publicării.

Cu alte cuvinte, se poate întâmpla ca o firmă să fi semnalat problema, să fi primit un răspuns nesatisfăcător și să constate, luni mai târziu, că argumentul ei corect a devenit tardiv.

Ce se întâmplă după expirarea termenului este simplu de descris și greu de acceptat. Cerința pe care nimeni nu a contestat-o devine regula jocului. Ea nu mai poate fi discutată atunci când oferta este respinsă, pentru că, din perspectiva procedurii, toți participanții au acceptat-o prin însuși faptul că au ales să depună o ofertă în condițiile respective.

Tăcerea din primele zile nu este neutralitate. Este o decizie.

Și, ca multe decizii din organizații, este una pe care nimeni nu și-o asumă explicit. Nu se scrie nicăieri „am hotărât să nu contestăm”. Se amână pur și simplu, până când amânarea produce singură efectul unei hotărâri.

Vreau să adaug ceva ce, din experiența mea, lipsește din discuția despre contestații.

Există convingerea că a contesta documentația înseamnă a intra în conflict cu autoritatea contractantă și a-ți închide ușa pentru procedurile viitoare. În realitate, o bună parte dintre cerințele restrictive nu sunt intenționate. Sunt preluate dintr-o documentație anterioară, adaptate superficial la un obiect nou sau redactate de cineva care nu cunoaște piața pe care o achiziționează. O notificare bine argumentată, care explică de ce o cerință limitează concurența fără să servească vreun scop real al achiziției, este de multe ori corectată fără niciun fel de dispută. Autoritatea contractantă are dreptul de a adopta măsuri de remediere, iar multe autorități chiar preferă să o facă, pentru că o procedură cu un singur ofertant este o problemă și pentru ele.

Ce înseamnă asta, practic, pentru o firmă care participă la licitații?

Că la prima citire a documentației nu cauți doar ce trebuie să pregătești, ci și ce nu poți îndeplini. Că lista cerințelor imposibile se face în primele zile, nu în ultima săptămână. Că decizia de a semnala sau de a tăcea se ia conștient, cu termenul pe masă, nu prin epuizarea lui.

Calendarul procedurii nu începe la termenul de depunere a ofertelor. Începe în ziua publicării, iar în ziua aceea ceasul pornește pentru toată lumea, inclusiv pentru firmele care nu au observat încă procedura.

Termenele, pragurile și condițiile concrete diferă de la o procedură la alta și trebuie verificate de fiecare dată în raport cu documentația publicată. Ceea ce nu diferă este ordinea lucrurilor: întâi citești, apoi decizi, și abia la final ofertezi. Cele mai multe licitații se pierd pentru că această ordine este inversată.