Fișa postului pe care nimeni nu o mai citește. Până când devine importantă

Există documente pe care companiile le folosesc zilnic și documente despre care își amintesc doar atunci când apare o problemă. Fișa postului reușește, în mod curios, să facă parte din ambele categorii.

Ea ar trebui să descrie locul concret al salariatului în organizație, atribuțiile sale, limitele responsabilității și ceea ce angajatorul poate pretinde, în mod legitim, de la acesta. În multe companii însă, după momentul angajării, documentul intră într-un soi de conservare administrativă, în timp ce realitatea profesională a omului continuă să evolueze.

Compania crește. Apar clienți noi. Se schimbă procedurile. Unele activități dispar, altele sunt preluate din mers. Salariatul primește responsabilități suplimentare, începe să utilizeze alte sisteme, raportează poate unei alte persoane și ajunge, după câțiva ani, să desfășoare o activitate sensibil diferită de cea descrisă în documentele sale.

Atât timp cât relația dintre părți funcționează, discrepanța pare inofensivă.

Devine mult mai interesantă juridic atunci când angajatorul dorește să îi reproșeze salariatului tocmai neîndeplinirea unei responsabilități despre care toată lumea „știa” că îi aparține.

În acel moment, memoria organizațională valorează foarte puțin.

„Așa am lucrat întotdeauna”, „i s-a spus”, „știa foarte bine că trebuie să facă asta” sau „toți cei din departament procedează la fel” pot descrie perfect realitatea unei companii. Nu înseamnă însă că sunt suficiente pentru a demonstra întinderea obligațiilor asumate de salariat.

Codul muncii include funcția/ocupația și fișa postului, cu specificarea atribuțiilor, între elementele asupra cărora persoana selectată trebuie informată, iar angajatorului îi recunoaște dreptul de a stabili atribuțiile fiecărui salariat, în condițiile legii. Tot angajatorul are prerogativa de a da dispoziții obligatorii și de a controla modul în care sunt îndeplinite sarcinile de serviciu.

Aceste prerogative sunt importante. Nu sunt însă nelimitate.

De aici începe partea pe care managementul o scapă uneori din vedere: nu orice responsabilitate nouă poate fi introdusă informal sub umbrela generoasă a formulei „și alte sarcini dispuse de superiorul ierarhic”.

Această formulare nu transformă fișa postului într-un document fără limite și nici nu permite modificarea, pe această cale, a unor elemente ale raportului de muncă pentru care legea impune acordul părților.

Diferența devine esențială atunci când atribuțiile suplimentare schimbă, în realitate, natura muncii pentru care persoana a fost angajată.

Iar aici apare întrebarea pe care merită să și-o pună orice manager:

Dacă mâine un salariat ar refuza una dintre sarcinile pe care astăzi le considerăm firești, documentele companiei ar demonstra fără echivoc că acea sarcină îi revine?

Privind în urmă la aproape unsprezece ani de consultanță, am întâlnit de suficiente ori aceeași situație pentru a nu o mai considera o simplă scăpare administrativă: compania știe foarte bine ce așteaptă de la un om, omul știe foarte bine ce face în fiecare zi, dar documentele spun altceva.

Problema devine cu atât mai serioasă atunci când se ajunge la evaluarea performanței sau în zona disciplinară.

Este dificil să construiești o poziție juridică solidă reproșând neexecutarea unei obligații care nu a fost definită suficient de clar. La fel cum este riscant să constați necorespunderea profesională raportându-te la așteptări pe care organizația le-a dezvoltat în timp, dar pe care nu le-a transpus corespunzător în cadrul aplicabil raportului de muncă.

Aici fișa postului încetează să mai fie „o hârtie de la HR”.

Devine probă.

Pentru antreprenor, problema are și o dimensiune managerială. O fișă de post bine construită nu trebuie să inventarieze mecanic fiecare gest pe care îl face salariatul și nici să împiedice flexibilitatea firească a unei organizații. Trebuie însă să existe o corespondență rezonabilă între ceea ce compania cere, ceea ce salariatul înțelege că trebuie să facă și ceea ce angajatorul poate susține ulterior că reprezenta obligația acestuia.

De aceea, fișele de post nu ar trebui revizuite doar atunci când se schimbă legislația sau când cineva își amintește de ele.

Merită verificate atunci când se reorganizează activitatea, când se redistribuie responsabilități, când se modifică fluxurile de lucru, când o funcție evoluează semnificativ sau când practica zilnică începe să se îndepărteze de documentele existente.

Un exercițiu simplu poate spune foarte multe despre sănătatea juridică a unei organizații: luați fișa postului unui salariat cu vechime de câțiva ani și comparați-o cu ceea ce face efectiv într-o săptămână obișnuită.

Dacă par să descrie două locuri de muncă diferite, nu aveți doar o problemă de HR.

Aveți o problemă care, deocamdată, este liniștită.