Când un simplu e-mail poate deveni probă în instanță. Comunicarea internă și externă din perspectiva riscului juridic
Probabil că niciunul dintre noi nu începe un e-mail gândindu-se că acesta ar putea fi citit, într-o zi, într-o sală de judecată.
Și totuși, exact asta se întâmplă.
Un mesaj trimis în grabă. O formulare ambiguă. O promisiune făcută fără intenția de a produce efecte juridice. O confirmare aparent banală. Toate acestea pot deveni, într-un anumit context, piese importante într-un litigiu.
Există un paradox interesant al comunicării moderne.
Scriem mai mult ca oricând.
Dar ne gândim tot mai puțin la ceea ce rămâne în urma noastră.
Un e-mail nu este doar un mijloc de comunicare.
Este o urmă.
Iar urmele au memoria lor.
De multe ori, conflictele juridice nu încep odată cu notificarea sau cu cererea de chemare în judecată.
Ele încep cu luni sau chiar ani înainte, într-un schimb aparent banal de e-mailuri.
„Da, este în regulă.”
„Confirm.”
„Vom rezolva.”
„Nu este nicio problemă.”
Sunt expresii pe care le folosim aproape mecanic. În contextul potrivit, însă, ele pot căpăta o semnificație pe care autorul lor nu a anticipat-o niciodată.
În activitatea unui consilier juridic există o regulă nescrisă: înainte de a analiza un contract, citește corespondența.
De multe ori, adevărata poveste nu se află în contract.
Se află în e-mailurile schimbate înainte ca acesta să fie semnat.
Sau după.
Acolo unde apar negocieri, explicații, confirmări, rezerve, interpretări și, uneori, contradicții.
Nu de puține ori, un contract redactat impecabil este slăbit de o corespondență redactată neglijent.
La fel de adevărat este și contrariul.
O comunicare clară, echilibrată și consecventă poate preveni un litigiu înainte ca acesta să existe.
De aceea, cultura comunicării juridice nu ar trebui să fie preocuparea exclusivă a departamentului juridic.
Ar trebui să fie o preocupare a întregii organizații.
Managerii comunică.
Specialiștii în vânzări comunică.
Achizitorii comunică.
Resursele umane comunică.
Conducerea comunică.
Iar fiecare mesaj transmis în numele unei organizații poate produce, intenționat sau nu, consecințe juridice.
A scrie prudent nu înseamnă a scrie rigid.
Nu înseamnă să transformăm fiecare e-mail într-o consultanță juridică.
Înseamnă, înainte de toate, să fim conștienți că un mesaj trimis astăzi poate fi citit, peste câțiva ani, de persoane pentru care contextul inițial nu mai există.
Judecătorul nu va cunoaște tonul conversației.
Nu va cunoaște relația dintre expeditor și destinatar.
Nu va ști dacă fraza a fost scrisă în grabă, după o ședință tensionată sau la sfârșitul unei zile dificile.
Va vedea doar cuvintele.
Iar dreptul lucrează, de cele mai multe ori, cu ceea ce poate fi dovedit, nu cu ceea ce am intenționat să spunem.
Poate tocmai de aceea una dintre cele mai valoroase deprinderi profesionale nu este aceea de a scrie mai mult.
Ci de a scrie mai limpede.
Un e-mail bine redactat nu înseamnă doar profesionalism.
Înseamnă respect față de destinatar, față de organizația pe care o reprezinți și, uneori, față de propriul tău viitor.
Pentru că memoria oamenilor este limitată.
Memoria unui e-mail nu este.
Iar între cele două, instanțele aleg aproape întotdeauna dovada scrisă.